e-Defter yani uzun adıyla elektronik defter; şekil hükümlerinden bağımsız biçimde Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu'nun tutulmasını zorunlu kıldığı defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsar. Bu bilgilerle birlikte bir elektronik kayıtlar bütünüdür.
e-Defter uygulamasına dahil mükellefler, yevmiye defteri ve defter-i kebir (büyük defter) beratlarını o ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) portalına yüklemek zorundadır. 2 Sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği, 3. maddesinde şöyle der: • Gerçek kişiler, e-defterlerini, ilgili olan ayı takip eden üçüncü ayın son gününe dek kendilerine ait güvenli e-imza ya da mali mühür ile imzalamalıdır. • Tüzel kişiler, e-defterlerini, ilgili olan ayı takip eden üçüncü ayın son gününe dek (hesap döneminin son ayına ait defterler, kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylamalıdır.
e-Defter yetkili makamlara dijital ortamda ibraz edilir ve e-defter berat dosyaları aşağıda sıraladığımız adımlar takip edilerek görüntülenir: 1. e-defter.gov.tr'ye girip indirilebilecek dosyaların olduğu bölümden berat.xslt dosyasını bilgisayarınıza indirmelisiniz. 2. İndirdiğiniz dosyayı elektronik olarak ibraz ettiğiniz berat dosyası ile aynı klasör içine yerleştirmelisiniz. Bu klasörler şuna benzer isimlerle görünür: GIB-1234567890-201901-KB-000000.xml, GIB-1234567890-201901-YB-000000.xml 3. Son adımda klasördeki berat dosyasına sağ tıklayarak 'birlikte aç' komutunu kullanarak dilediğiniz internet tarayıcısını seçebilir ve berat dosyalarınızı güvenle kontrol edebilirsiniz.