e-Arşiv fatura nasıl görüntülenir?

Ticarette dijitalleşmenin her geçen gün daha da yaygınlaşması nedeniyle birçok kişi ve kurum için e-Fatura, iş hayatının önemli bir parçası haline geldi. Ayrıca mükellefler, kendileri adına hazırlanan e-Fatura ile e-Arşiv Fatura sorgulamalarını da eksiksiz ve doğru bir şekilde yapmak ister.
Rehber niteliğindeki bu yazımızda, sizin için e-Fatura ve e-Arşiv sorgulamalarının nasıl yapıldığı, nelere dikkat edilmesi gerektiği ve doğrulama sürecinin nasıl işlediği sorularını yanıtlayacağız.

e-Arşiv Fatura(İnteraktif) Nedir?

e-Arşiv Fatura interaktif, faturanın dijital ortamda düzenlenip aynı platformda saklandığı bir uygulamadır. İstenirse yine dijital olarak ibraz edilir.
e-Fatura uygulamasına dahil olmayan bireysel kullanıcılar ve tüketiciler için kesilen faturaların elektronik ortamda düzenlenip paylaşılmasını sağlar.
Tıpkı e-Fatura gibi format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenir. İçeriğinde de Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) belirlediği bilgiler yer alır.

e-Arşiv Fatura(İnteraktif) Neden Düzenlenir?

Bireysel tüketicilere satış yapan işletmeler hazırladıkları e-Arşiv Faturayı(interaktif) müşterilerine belirli bir e-posta adresi üzerinden gönderirler. e-Arşiv Faturanın(interaktif) ikinci sayfası elektronik ortamda otomatik olarak saklanır.

Kimler e-Arşiv Uygulamasını Kullanabilir? Kimler Bu Uygulamaya Geçmek Zorundadır?

e-Arşiv kullanıcısı olmak için öncelikle e-Fatura kullanıcısı olmak gerekir. Hem e-Fatura hem de e-arşiv kullanıcıları e-Fatura mükellefi olmayanlara e-Arşiv Faturası gönderebilir.

421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği" ile 2014 yılı itibarıyla yıllık brüt satışı 10 milyon TL ve üzerinde olan tüm işletmelere e-Fatura uygulamasına dahil olma ve elektronik defter tutma zorunluluğu getirilmiştir. Güncel ayrıntılar ise şöyle:

• Tek bir gün içinde vergiye tabi olmayan kişilere 30 bin TL ve üzerinde fatura düzenleyen mükellefler, e-Arşiv Fatura zorunluluğuna tabidir.
• Tek bir gün içerisinde vergiye tabi kişilere vergi dahil 4400 bin TL üzerinde fatura düzenleyenler, e-Arşiv Fatura’ya geçmelidir.
• Vergi mükellefi olmayan alıcılara (son tüketici-vatandaşlara) kesilecek fatura tutarı aynı gün içinde 5000 TL üzerindeyse, e-Arşiv Fatura kesilmesi gerekir.
• Temmuz 2022 itibarıyla e-Arşiv ve e-Fatura sistemine geçen ve e-Defter kullanan firmalar, e-Arşiv Fatura kesmelidir.

e-Arşiv Fatura geçişi ile ilgili yazımızdan daha fazla detay edinebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura(İnteraktif) ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

e-Fatura kesmek için hem alıcı hem de gönderici e-Fatura uygulaması kullanıyor olmalıdır. Yani e-Fatura yalnızca e-Fatura mükellefleri arasında geçerlidir. e-Arşiv Fatura ise göndericinin e-Fatura uygulamasına dahil olması, alıcının ise matbu fatura kullanması halinde kullanılır.
İşletmeler bireysel müşterilerine e-posta ile e-Arşiv Fatura(interaktif) gönderir, ikinci nüshasını saklar.

e-Arşiv Görüntüleme Hizmeti

e-Arşiv Faturaya(interaktif) geçmek ve e-Arşiv Fatura görüntüleme hizmeti almak istiyorsanız bu hizmeti veren firmalardan destek alabilirsiniz. Bütün hukuki ve ticari belgelerinizi elektronik ortamda yasal ve güvenli şekilde uzun yıllar saklamanızı sağlayan e-Arşiv hesabınızı hiçbir donanım veya yazılım bedeli ödemeden e-dönüşümün uzmanı e-Mikro üzerinden etkinleştirebilirsiniz.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan

e-Belge Portalı

adresi üzerinden e-Arşiv Fatura sorgulama işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. Sorgulama işlemi esnasında paylaşılmasını istemediğiniz bilgiler varsa gizli tutarak kişisel verilerinizi koruyabilirsiniz.

GİB’nın sunduğu e-Arşiv Fatura sorgulama sistemi, e-Arşiv mükellef sorgulama ve e-Arşiv fatura kullanıcı sorgulama işlemleri gibi birçok farklı e-Arşiv işlemlerinin kolaylıkla gerçekleştirilmesini sağlayan bir platformdur.

e-Arşiv Fatura Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?

e-Arşiv Fatura sorgulama işlemi, yukarıda bahsedildiği gibi GIB e-Belge Portalı üzerinden fatura numarası veya firma adıyla da yapılabilir. Sorgulama işlemi esnasında paylaşılmasını istemediğiniz bilgiler gizli kalır.

Sorgulama sonucunda alacağınız bildirimler ve anlamları şu şekildedir:

• “İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcıya ulaştırılmıştır” Bu bildirim faturanın GİB’ndan başarıyla geçtiğini gösterir. Ancak alıcı faturaya harici yollarla itiraz etmişse e-Fatura Görüntüleyici ile bunu öğrenmeniz mümkün değildir.
• İlgili fatura GİB sisteminden geçmemiş ve alıcıya ulaştırılmamıştır: Bu bildirim faturanın GİB kontrollerinden geçemediğini gösterir. Bu bildirimle, faturanın hiç gönderilmemiş olduğu veya gönderilmiş ancak hatalı olduğu için geçersiz sayıldığı anlamlarına ulaşabiliriz.
• “İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcı faturayı reddetmiştir”: Bu bildirim faturanızın GİB’ndan başarıyla geçmiş olmasına rağmen alıcının faturaya “ret” cevabını verdiğini gösterir. Bu bildirim alındıysa fatura geçersiz sayılır.

e-Fatura Doğrulaması Nasıl Yapılır?

Açılan e-Fatura/Uygulama Yanıtı XML’inin imzasının doğrulanabilip doğrulanamadığını kontrol etmelisiniz. Eğer doğrulama işleminiz başarılı olmuyorsa faturada değişiklik yapıldığı anlamına gelir. Doğrulama işlemi için e-Fatura açılır ve “Doğrula” düğmesine basılır. Bu adım sonucunda iki farklı yanıt alırsınız:

• “Mali Mühür Doğrulandı!” yanıtı: Bu yanıt, aldıysanız fatura imzalandıktan sonra üzerinde değişiklik yapılmamıştır anlamına gelir. “Sertifika Bilgileri” kısmına tıklandığında e-imza veya mali mühür sertifika ile ilgili bilgiler görülür.
• “Mali Mühür Geçersiz!”: Bu yanıt, fatura imzalandıktan sonra üzerinde değişiklik yapılmıştır. İlk imzalama işlemi sırasında yanlış işlem yapılmış veya fatura doğru şekilde hiç imzalanamamış olabilir. Bu yanıtı aldığınızda faturanın geçersiz sayıldığını anlayabilirsiniz.

e-Fatura ve e-Arşiv Sorgulamasında Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sorgulamalarınız esnasında dikkat etmeniz gereken konular şu şekildedir:

• Öncelikle düzenlenen faturanın e-Arşiv sistemi kapsamında düzenlenip düzenlenmediği kontrol edilmelidir. e-Arşiv sistemi kapsamında fatura düzenleme yetkisi olan mükelleflerin belirtildiği e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi’ni inceleyebilirsiniz.
• e-Arşiv Fatura’yı düzenleyen mükellefin vergi kimlik numarası ya da TCKN bilgilerini doğru girip girmediği kontrol edilmelidir.
• Fatura numarasının hatasız bir şekilde girildiğinden emin olunmalıdır.
• Hazırlanan faturalarda, “ödenecek tutar” ile “genel toplam” veya “toplam tutar” alanlarına girilen rakamların doğru olup olmadığına bakılmalıdır. Özellikle “ödenecek tutar” bölümündeki tutarın, kuruş haneleriyle birlikte doğru olup olmadığını kontrol edin.
• Güvenlik kodları karmaşık harf ve sayılardan oluşur. Bu kod, dikkatli bir şekilde istenilen yere girilmelidir.