Mali Mühür Yenileme Süreci ve İşlemleri Nasıldır?

İşletmeler için resmî işlemlerin güvenliği ve veri gizliliği gibi konular söz konusu olduğunda akla gelen öncelikli resmi işlemlerden biri de mali mühürdür. Günümüzde işletmelerin sıklıkla kullandığı mali mührün bir geçerlilik süresi vardır ve yenilenmelidir. Detaylar yazımızda.

Mali Mühür Nedir?

Mali mühür, Vergi Usul Kanunu kapsamında TÜBİTAK-UEKAE tarafından geliştirilen bir tür elektronik sertifika alt yapısıdır. Kanun çerçevesinde, diğer kurum, kuruluş ve işletmeler ile tüzel kişilere ait veri bütünlüğü, kaynak ve verilerin teminat altına alınması ile gerekli hallerde gizliliğin sağlanması adına oluşturulan sisteme mali mühür denir.
Kısaca mali mühür; bir firmanın sahip olduğu kaşenin, elektronik forma dönüştürülmüş halidir. Mali mühür özellikle e-Fatura gibi e-belgelerin başvurularında firmayı sisteme tanımlamak ve belgelerin kaynağını, bütünlüğünü ve içeriğini garanti altına almak amacıyla kullanılır.
Görüntüsü USB cihazlarını anımsatan mali mühür, elektronik kaşe olarak veya kurumsal bir e-imza olarak kullanılabilir. Tüzel kişi statüsündeki firmalar, mali mühür aracılığıyla e-fatura başvurusu yapabilirler.

Mali Mührün Geçerlilik Süresi Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı adına geliştirilen mali mühür, e-Dönüşüm uygulamaların gönderiminde kullanılan kurumsal bir e-imza çeşididir. Ancak e-imza gerçek kişilere verilirken, mali mühür yalnızca firmalara verilir.
Mali mühürlerin belirli bir geçerlilik süreleri vardır. Vergi Usul Kanunu’na göre alındıkları tarihten itibaren kullanım süreleri 3 yıldır. Mali mühür alındıktan sonra üçüncü yılın dolmasına 3 ay kala yenilenme süreci başlar.
Bu sistemde, geçerlilik sürelerinin dolmaya başladığı, uyarı e-postaları ile bilgilendirilir. Mali mühürler aracılığıyla e-fatura gönderimi ve başvurusu, e-Defter Beratı yüklemesi, e-Arşiv raporunun iletilmesi gibi işletmenin kilit işlemleri yapıldığı için sürenin dolması halinde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafındaki işlemlerin sekteye uğraması kaçınılmaz olacaktır. Bu nedenle mali mühür başvurusunun son 3 aylık sürenin bitmesi beklenmeden yapılması önerilir.

Süresi Dolan Mali Mühür Nasıl Yenilenir?

Mali mühürlerin üçüncü yılının bitmesine yakınlaşılmasıyla, Mali mühür yenileme süreci başlar.
Mali mührün yenilenebilmesi için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin internet sitesi üzerinden başvuru yapılmalıdır.
İnternet sitesinde bulunan başvuru formundaki istenen bilgiler girildikten sonra yetkili bankalar üzerinden mali mühür bedelinin ödenmesi gerekir.
Ancak bazı durumlarda, Mali mühür süresinde yenilenemeyebilir. Bu durumda işlemlerini yerine getiremeyecek mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı’na durumu izah eden bir dilekçe yazmaları gerekir.

• Yeni mali mühür için Kamu SM’ye yapılan başvuruda doldurulan formun,
• Mali mühür ücretinin ödendiğini gösteren dekontun,
• Mali mührün tarafınıza teslim edildiği tarihe dair belgenin,
  birer örneği ile “Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No:16 Dışkapı/ANKARA” adresine başvurulması gerekir.

Mali Mühür Fiyatları

Mali mühür sertifikası sahibi olabilmek için ödenmesi gereken ücretler tüzel ve gerçek kişilere göre farklılık gösterir.

• Tüzel kişi için 3 yıllık mali mühür sertifikası (MÜS+GÜS) ve akıllı kart okuyucu: 996,00 TL (830 TL + KDV)
• Gerçek kişi için 3 yıllık mali mühür sertifikası (MÜS+GÜS) ve akıllı kart okuyucu: 696,00 TL (580 TL + KDV)

Yabancı Ortaklı Firmaların Mali Mühür Başvuru Süreci Nasıl Gerçekleşir?

%100 yabancı ortaklı kurumların mali mühür başvuru süreçleri Türk vatandaşlarından biraz daha farklıdır. Yabancı ortaklı firmaların mali mühür başvurusu için istenen belgeler şu şekildedir:

• “Mali Mühür Başvuru Formu ve Taahhütnamesi”nin doldurulması ve ardından imzalanmış ve kaşelenmiş hali,
• Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi’nin imzalı aslı
• Şirket kuruluş sözleşmesinin olduğu ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği,
• Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği gerekir.

Sertifika Sorumlusu olarak TC vatandaşı bir personelin bildirilmesi gerekir. Sertifika sorumlusu, mali mühür sertifikasının tesliminde muhatap alınacak kişidir. Bunun dışında herhangi bir sorumluluğu yoktur.