E-DEFTERDE NASIL DÜZELTME YAPILIR?

e-Defterimde hata varsa ne yapmalıyım? Hatalı e-defterlerde düzeltme yapılır mı?

Eğer e-defterinizde bir yanlışlık olduysa, e-defter beratlarınızın yasal yükleme süresi dolmadan dilediğiniz düzeltmeyi zahmetsizce yapabilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) uygulaması üzerinden hatalı defter beratlarını silip doğru beratları tekrar yüklemeniz yeterli. 

Yasal yükleme süresi geçen e-defterde düzeltme nasıl yapılır?

Bazen yasal yükleme süresi geçmiş bir e-defter beratınızda da hata saptayabilirsiniz. Panik yapmanıza gerek yok. Yine düzeltme yapabilirsiniz. Yalnızca bu kez işlemleriniz biraz daha vakit alacak. Nasıl mı? Hemen anlatalım:

• 1 sıra numaralı Elektronik Defter (e-Defter) Genel Tebliği, e-defter mükelleflerinin e-defterlerini aylık dönemler halinde oluşturup ilgili oldukları ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Tüzel kişiler için hesap döneminin son ayına ait defterler Kurumlar Vergisi Beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylamalarını şart koşar.
• Mali mührü olan yani kurumsal elektronik imzaya (e-imza) sahip e-defterler için berat dosyaları oluşturulur ve Elektronik Defter Uygulaması ile GİB'in onayına sunulur. e-Defter mükellefleri, üzerinde GİB'in mali mührünü taşıyan beratları GİB üzerinde ya da uyumlu yazılımları ile indirerek istendiğinde ibraz etmek üzere ilgili e-defterler ile birlikte muhafaza eder. Bu uygulamada e-defterlerin güvenliğini ve doğruluğunu mali mühür garantiler. Bu sayede kamu da yasal saklama süresi dahilinde defterin değiştirilmemiş olduğunu bilebilir. İmzalanmış bir e-defterde yapılan düzeltmeler e-defterin mührünü bozar. Bu sebeple GİB'den e-defter beratı alınmış bir e-defter, halihazırda GİB'de bulunan e-defter beratları silinip yeniden yüklenmedikçe düzeltilemez.
• Eğer e-defter oluşturulurken birtakım yanlışlıklar, hatalı veri girişleri yapıldıysa ve bu nedenle kayıtlar muhasebe kayıtlarını doğru şekilde yansıtmıyorsa e-defterin hatalı ya da eksik olduğunu söyleyebiliriz. GİB bu tip durumlarda hatanın giderilmesi için yüklenen defter beratlarının, berat yükleme süresi içinde silinip doğru şekilde yeniden yüklenmesine müsaade eder ancak berat yükleme süresi geçen bir aya ait e-defter beratları GİB'in e-defter uygulamasından mükellef tarafından silinemez. Bunun için GİB'e bir Berat Silme Talebi dilekçesi hazırlanması gerekir.

Berat Silme Talebi dilekçesi nedir, nasıl hazırlanır?

Yasal yükleme süresi geçmiş bir e-defter beratında tespit edilen hatalar için ilgili dönemde oluşturulan e-defter üzerinde düzeltilmesi gerekir. Mükellef bu sebeple GİB Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı’na bir dilekçe yazıp "GİB Berat Silme Talebi" oluşturur. Berat Silme Talebi dilekçesinde ilgili defter beratlarının silinmesi ve düzeltilerek yeniden GİB'e yüklenmesi istenir. Dilekçeye, hatayı oluşturan nedene göre çeşitlilik gösterecek şekilde belge ve raporlar eklenir. Bu nedenlere göre dilekçede yer alacak ekleri aşağıdaki tabloda görebilirsiniz:

Aklınızda olması gereken 3 bilgi daha:

1. GİB eğer lüzum duyarsa listelediğimiz belgelere ek olarak başka tevsik edici evrak da isteyebilir. 
2. Yasal yükleme süresi geçince silinen defter ve beratlarınızı kendi sisteminizde belli bir dizinde muhafaza edin. Böylece olası bir denetimde, yaptığınız değişiklik ve düzeltmeleri kolayca belgeleyerek ibraz edebilirsiniz.
3. GİB, berat silme talebinizi uygun bulursa ilgili e-defter beratlarınızı GİB'in e-defter uygulaması üzerinden silebilir ve yeni beratlarınızı sisteme yükleyebilirsiniz.