e-Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

e-Fatura uygulamasına dahil olup dijital faturalar kesmeye mi başladınız? e-Dönüşüm’e katılarak işletmenizi bir adım daha ileriye taşıdığınız için tebrikler!
e-Fatura kesmenin aşamalarını ve ayrıntılarını bu yazıdan öğrenebilirsiniz.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura; veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen, Vergi Usul Kanunu (VUK) gereği bir faturada yer alması gereken bilgileri içeren, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin GİB üzerinden gerçekleştirildiği, kağıda basılmayan, tüm işlemlerinin dijital ortamda yapıldığı bir elektronik belgedir.

e-Fatura’nın Matbu Faturadan Farkı Nedir?

Matbu fatura elde veya program kullanılarak oluşturulup yazıcıdan basılır. e-Fatura ise tamamen dijital ortamda oluşturulup kesilir.
Yani, e-Fatura’nın matbu faturadan tek farkı, elektronik ortamdan alınıp gönderilebilmesidir. VUK açısından, her iki fatura tipi de yasaldır. e-Fatura’nın itiraz süresi, iptali ve iadesi kağıt faturadan farklıdır.

e-Fatura Sistemi ve İşleyişi

e-Fatura sistemi, işletmelerin fatura oluşturma, iletim, saklama ve muhafaza etme süreçlerini elektronik ortama taşıyan bir sistemdir. Bu sistemde, faturalar elektronik ortamda oluşturulur, dijital olarak imzalanır ve alıcıya elektronik olarak iletilir. e-Fatura kesme işlemi şu şekilde işler:

• Fatura Oluşturma: İşletme, fatura bilgilerini elektronik ortamda girer ve GİB portal veya özel entegratörler aracılığıyla faturayı oluşturur. Fatura, vergi mevzuatına uygun olarak düzenlenir ve gereken tüm bilgiler doğru bir şekilde eklenir.
• Dijital İmzalama: Oluşturulan fatura, dijital olarak imzalanır. Bu imza, faturanın bütünlüğünü ve kaynağını doğrulamak için kullanılır.
• Fatura İletimi: Dijital olarak imzalanan e-Fatura, alıcıya elektronik ortamda iletilir.
• Fatura Saklama: e-Fatura, alıcı tarafından elektronik olarak teslim alındıktan sonra saklanır. Yasal gereksinimlere göre belirlenen bir süre boyunca faturaların saklanması zorunludur. e-Fatura sistemi, faturaların elektronik olarak arşivlenmesini ve kolay erişilebilir olmasını sağlar.

e-Fatura Geçiş Zorunluluğu Nedir?

e-Fatura geçiş zorunluluğu, Türkiye’deki vergi mükelleflerine elektronik ortamda fatura düzenleme ve gönderme yükümlülüğü getiren düzenlemeleri ifade eder. Bu düzenlemeler her yıl GİB tarafından güncellenir ve daha fazla kişinin/kurumun e-Fatura’ya geçmesini zorunlu hale getirir.

e-Fatura’ya Nasıl Geçilir?

e-Fatura kesme şartlarını karşılıyorsanız ve e-Fatura geçiş zorunluluğuna tabiyseniz veya gönüllü olarak geçiş yapmak istiyorsanız, sadece birkaç basit adımda e-Fatura’ya geçebilirsiniz:
-GİB’in portalına giriş yapabilmek ve e-Belge işlemlerinizi gerçekleştirebilmek için bir e-İmza sertifikası veya mali mühür edinin. e-Fatura geçiş sisteminde gerçek kişiler e-İmza, tüzel kişiler mali mühür kullanır. Mali mührü Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden (Kamu SM) talep edebilirsiniz.

• e-Fatura geçiş zorunluluğu için bir e-Fatura entegratörü seçin. e-Fatura işlemlerini yapabilmek ve faturalarınızı sorunsuz şekilde yönetebilmek için bir yazılım paketi edinmeniz gerekir. Mikro Yazılım’ın sunduğu Anahtar Teslim e-Fatura avantajlarını incelemek için tıklayın.
• GİB’in e-Fatura geçiş zorunluluğu için oluşturduğu e-Portal’da adınıza bir kayıt oluşturulması gerekir. Eğer bir e-Fatura özel entegratörü kullanmıyorsanız, bu işlemleri kendiniz tamamlamalısınız.
• Şimdi e-Fatura kesmeye ve faturalarınızı dijital olarak kolayca yönetmeye başlayabilirsiniz.

e-Fatura Özel Entegratörü Ne Anlama Gelir?

e-Fatura Özel Entegratörleri, e-Fatura sürecinde mükelleflere destek sağlayan ve GİB ile entegrasyonu gerçekleştiren özel şirketlerdir. Bu entegratörler, e-Fatura oluşturma, gönderme, alım ve kaydetme işlemlerini müşterileri adına gerçekleştirirler.
Ayrıca e-Fatura verilerini müşterinin muhasebe sistemine entegre ederek sürecin daha verimli yönetilmesini sağlarlar.

e-Fatura Kimler Tarafından Kimlere Kesilir?

e-Fatura, yalnızca e-Fatura mükellefleri arasında kesilip gönderilir.
Yani, herkese e-Fatura kesilemez; yalnızca e-Fatura kullanıcılarına e-Fatura kesilebilir. Özetle, e-Fatura kesilebilmesi için her iki tarafın da e-Fatura kullanıcısı olması zorunludur.

Kimler e-Fatura Mükellefidir?

Mevcut kanunlara göre e-fatura mükellefiyeti şartları aşağıdaki şekildedir:

• Brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
• Gerek kendi internet siteleri gerekse de platformlar üzerinden e-Ticaret faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• Gayrimenkul inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• Motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• İnternet ortamında ilan yayınlayanlar ile internet reklamcılığı hizmet aracılarının 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar.
  Bu şartları karşılayan mükellefler, 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-Fatura’ya geçmelidir.
  e-Fatura geçiş zorunluluğundaki yeni şartlar, 2024 yılı için kesinleştiğinde güncellenecektir.

e-Fatura ile Fatura Kesmenin İşletmelere Sağladığı Kolaylıklar Nelerdir?

İşletmelerin e-Fatura sistemini kullanarak fatura kesmeleri aşağıdaki avantajları beraberinde getirir:

• Kağıt ve Posta Maliyetlerinin Azalması: e-Fatura sistemi, kağıt kullanımını azaltır ve fiziksel fatura gönderimine gerek duymaz. Bu da işletmelerin kağıt, yazıcı ve posta maliyetlerinden tasarruf etmelerini sağlar.
• İşlem Hızının Artması: e-Fatura ile fatura kesmek, manuel işlemleri ortadan kaldırır ve süreci hızlandırır.
• Hata İhtimalinin Azalması: e-Fatura sistemi, otomatik veri doğrulama mekanizmalarına sahiptir. Bu sayede hatalı veya eksik bilgileri otomatik olarak tespit eder ve düzeltmeleri yapar. Bu da fatura hatalarını minimize eder, itiraz ve iade süreçlerini azaltır.
• Denetim Kolaylığı: e-Fatura sistemi, işletmelerin mali denetim süreçlerini kolaylaştırır. Elektronik olarak saklanan faturalar, kolaylıkla erişilebilir ve denetim amacıyla gerektiğinde sunulabilir. Bu, vergi denetimlerinin daha hızlı ve etkili bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.
• Entegrasyon Kolaylığı: e-Fatura sistemleri, diğer iş süreçleriyle kolayca entegre edilebilir. Örneğin, muhasebe veya stok yönetimi yazılımlarıyla entegrasyon sağlanarak, fatura bilgilerinin otomatik olarak aktarılması ve işlem süreçlerinin entegre bir şekilde yürütülmesi mümkün olur.

e-Fatura Kesmek için Gerekli Belgeler ve İşlemler Nelerdir?

e-Fatura nasıl kesilir sorusuna cevaben yukarıda derlediğimiz adımlara ek olarak şu noktalara dikkat etmelisiniz:

• Vergi Kaydı: e-Fatura kesmek için işletmenin vergi kaydı olması gerekir. Vergi kaydı, vergi dairesi tarafından verilen ve işletmenin vergiye tabi olduğunu gösteren bir belgedir.
• Fatura Bilgileri: e-Fatura keserken, gerekli fatura bilgileri doğru ve eksiksiz olarak girilmelidir. Bu bilgiler genellikle alıcı ve satıcı bilgileri, fatura tarihi, fatura numarası, ürün veya hizmet detayları, miktar, birim fiyatı, vergi oranları ve toplam tutarı gibi bilgileri içerir.
• e-İmza ve mali mühür: e-Fatura kesme ve gönderme işlemlerinin tamamı için e-İmza veya mali mühür edinmeniz zorunludur.

e-Fatura Kesme Sırasında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

e-Fatura nedir nasıl kesilir konusunda araştırma yaparken e-Fatura kesimi sırasında gözden kaçırmamanız gereken noktaları da bilmek isteyebilirsiniz. e-Fatura keserken fatura bilgilerinin doğru girildiğine, fatura türünün ve formatının doğruluğuna, gönderim süresi arşivleme süresine ve yasal gereklilikleri karşılamaya özen göstermelisiniz.

e-Fatura Kesme İşlemlerinde Karşılaşılan Sorunlar ve Çözümleri

e-Fatura kesme işlemlerinde bazı yaygın sorunlar ortaya çıkabilir. İşte bu sorunlara yönelik olası çözümler:

• Format Sorunları: e-Fatura’nın formatı GİB tarafından standardize edilmiştir. Manuel olarak yapılan işlemlerde bu formatla ilgili uyumsuzluk sorunları yaşanabilir. Bu problemin önüne geçmek için Mikro Yazılım gibi özel e-Fatura entegratörlerinden destek almak önemlidir.
• Veri Hataları: Fatura bilgilerinin yanlış girilmesi veya eksik olması gibi veri hataları, vergi hesaplamalarında sorunlara neden olabilir. Bu nedenle, fatura bilgilerinin doğruluğunu ve eksiksizliğini kontrol etmek önemlidir. Otomatik veri doğrulama mekanizmalarının kullanılması ve dikkatli bir şekilde bilgilerin girilmesi hataların azalmasına yardımcı olur.
• İletim Sorunları: e-Fatura’nın alıcıya güvenli bir şekilde iletilmesi önemlidir. E-posta filtreleri veya teknik sorunlar nedeniyle iletim sorunları yaşanabilir. Bu durumda, iletim sürecinin takip edilmesi ve alıcının doğrulanması gerekir.

e-Fatura Uygulamasından Mikro Yazılım ile Kolayca Faydalanın

e-Faturayı Mikro Yazılım ile kullanmanın 2 farklı yöntemi bulunuyor:

1. Mikro Yazılım programları: Mikro Yazılım’ın şirketinizin büyüklüğü ve ihtiyaçlarınıza göre seçebileceğiniz ticari programları ile e-Fatura modülünü kullanarak faturalarınızı dijital olarak mhürleyebilir, zahmetsizce GİB’e iletebilirsiniz. Mikro Yazılım programları ile size gönderilen e-Faturalar GİB’in posta kutusundan alınıp programınıza otomatik olarak işlenir . Size en uygun ürünü Mikro Yazılım Ürün Seçme Sihirbazı linkini kullanarak öğrenebilirsiniz.
2. Mikro Yazılım e-Fatura Portalı: e-Fatura sistemine hiçbir yatırım maliyeti ödemeden geçmek istiyorsanız Maliye Bakanlığı standartlarıyla tam uyumlu Mikro Yazılım e-Fatura Portalı tam size göre!

Sıkça Sorulan Sorular

e-Fatura hakkında sıkça sorulan sorulardan bazılarını sizin için derledik.

e-Fatura ne işe yarar?

e-Fatura, geleneksel kağıt fatura yerine kullanılan dijital bir fatura türüdür. Hızlı ve kolay işlem sağlar, maliyet tasarrufu sağlar, hataları azaltır ve dijital arşivleme imkanı sunar.
Ayrıca vergi düzenlemelerine uyum sağlamak için önemlidir.

e-Fatura’ya geçiş için e-İmza veya mali mühür gerekli mi?

Evet. e-Fatura zorunlu geçişi için tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler e-İmza kullanır.

Hem kağıt fatura hem e-Fatura düzenlemek mümkün mü?

e-Fatura mükellefleri, e-Fatura sistemine kayıtlı diğer kullanıcılara sadece e-Fatura kesebilir. Ancak e-Fatura kullanıcısı olmayanlara e-Arşiv Fatura kesebilir, yani kesilen kağıt faturaların ikinci nüshasını dijital ortamda oluşturabilir.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura; e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında gönderilir. Oysa e-Arşiv Fatura e-Fatura kullanıcısı olmayanlara gönderilen fatura türüdür.
e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki farklar hakkında daha fazla bilgiye, ilgili yazımızdan ulaşabilirsiniz.

e-Fatura’nın çıktısını almak gerekir mi?

Hayır. e-Fatura, oluşturulmasından arşivlenmesine kadar tümüyle dijital ortamda gerçekleştirilir.